Saiba como calcular o IRRF na folha de pagamento

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma antecipação do Imposto de Renda, destinada a simplificar a declaração anual do imposto de renda de pessoas físicas. Esse imposto é devido por empregados com carteira assinada que recebem salários acima do limite de isenção estipulado pela Receita Federal.

De forma prática, o IRRF é descontado do salário do funcionário, de acordo com faixas de rendimento que variam ao longo do ano, sendo determinado pela legislação vigente. A empresa, por sua vez, é a responsável por realizar o cálculo, reter e recolher o valor à Receita Federal.

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Quem deve pagar o IRRF?

O pagamento do IRRF é obrigatório para pessoas físicas que possuem rendimentos tributáveis acima do limite de isenção. Para 2025, o valor mínimo de isenção é de R$ 1.903,98. Ou seja, se um funcionário tiver um salário bruto mensal superior a este valor, ele está sujeito ao desconto do IRRF. No entanto, o imposto é progressivo e pode variar dependendo da renda do trabalhador, com diferentes faixas de alíquotas.

Quais são as regras para o IRRF?

O cálculo do IRRF segue algumas regras estabelecidas pela Receita Federal. A principal delas diz respeito às faixas de rendimento que determinam as alíquotas do imposto a serem aplicadas, bem como as deduções previstas na legislação. As deduções podem incluir despesas com dependentes, pensão alimentícia, contribuição para a Previdência Social, entre outras.

A tabela do IRRF é ajustada anualmente, e as empresas devem se atentar para as mudanças, para evitar erros na apuração e pagamento do imposto.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento?

O cálculo do IRRF não é simples, pois envolve a consideração de vários elementos. Abaixo, vamos explicar o passo a passo detalhado para calcular corretamente o IRRF na folha de pagamento dos colaboradores.

Passo 1: Some os vencimentos

O primeiro passo é calcular o salário bruto do colaborador. O salário bruto inclui o valor do salário base (estipulado no contrato de trabalho) e outras verbas que compõem a remuneração do funcionário, como horas extras, adicionais noturnos e descanso semanal remunerado (DSR).

Portanto, o salário bruto é a soma de todos esses valores.

Passo 2: Desconte o valor do INSS

Após calcular o salário bruto, é necessário descontar a contribuição do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). O desconto do INSS é feito de acordo com faixas salariais progressivas, com alíquotas que variam de 7,5% a 14%.

A tabela de contribuições para o INSS de 2025, por exemplo, é a seguinte:

Esse valor descontado do INSS deve ser subtraído do salário bruto, formando a base de cálculo para o IRRF.

Passo 3: Calcule o IRRF

Com a base de cálculo definida após o desconto do INSS, o próximo passo é aplicar as faixas de tributação do IRRF. A tabela de 2025 para o IRRF é a seguinte:

Para calcular o IRRF, a empresa deve verificar em qual faixa o salário do colaborador se encontra. Em seguida, aplica a alíquota correspondente ao valor da base de cálculo, e subtrai a parcela a deduzir indicada na tabela.

Exemplo prático:

Suponha que um funcionário tenha um salário bruto de R$ 5.000,00 e que, após o desconto do INSS, a base de cálculo para o IRRF seja de R$ 4.500,00. Com base na tabela do IRRF, o cálculo seria:

• Base de cálculo: R$ 4.500,00
• Faixa de alíquota: 22,5% (R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68)
• Parcela a deduzir: R$ 662,77

Cálculo: IRRF = (R$ 4.500,00 x 22,5%) – R$ 662,77 = R$ 1.012,50 – R$ 662,77 = R$ 349,73.

Portanto, o valor do IRRF a ser descontado desse funcionário seria R$ 349,73.

Dúvidas Frequentes sobre o IRRF

1. Quem está isento de pagar o IRRF?

Pessoas que recebem até o valor de R$ 1.903,98 estão isentas de pagar o IRRF, mas precisam declarar o imposto de renda se atingirem outros critérios, como recebimento de rendimentos isentos superiores a R$ 40.000,00 no ano.

2. O IRRF pode ser ajustado na declaração anual de imposto de renda?

Sim. O IRRF é uma antecipação do imposto de renda. Durante a declaração anual, o contribuinte pode ajustar o valor pago ao longo do ano, podendo restituir ou pagar mais, dependendo da situação.

3. Quais deduções podem ser aplicadas no cálculo do IRRF?

Além do INSS, o cálculo do IRRF pode considerar deduções como:

• Dependentes
• Despesas com pensão alimentícia
• Contribuições para planos de saúde e educação
• Despesas com dependentes

Considerações Finais

O cálculo do IRRF é um processo fundamental para qualquer empresa, e deve ser realizado com precisão para evitar problemas com a Receita Federal e possíveis ações judiciais. Conhecer as tabelas, deduções e faixas de tributação é essencial para garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais.

Ao seguir este guia passo a passo, sua empresa estará mais preparada para calcular corretamente o IRRF na folha de pagamento, respeitando as normas fiscais de 2025 e evitando erros que possam resultar em multas ou outros problemas legais.

Imagem: Freepik e Canva